Политика за поверителност

Администратор на личните данни е: БИЗНЕС СОЛУШЪНС КОНСУЛТИНГ ЕООД, опериращо платформата Деловод. Адрес: гр. София (1504), р-н Оборище, бул. „Княз Александър Дондуков“ № 79, ет. 7, ап. 7. ЕИК: 200487371.

Настоящата Политика за поверителност обяснява как събираме, използваме, съхраняваме и споделяме личните данни, до които имаме достъп при използването на платформата Деловод. Тя съответства на Общия регламент за защита на данните (GDPR) и приложимото българско законодателство.

Деловод обработва два различни вида лични данни, с различна роля за всеки:

Като администратор (controller) — по отношение на данните на самия акаунт: име, имейл, данни за фирмата на счетоводителя/клиента ни, данни за плана и използването на платформата. Ние определяме целите и средствата за обработване на тези данни.

Като обработващ данни (processor) — по отношение на съдържанието на качените от вас фактури, договори и други документи, което включва лични данни на трети лица (напр. имена, ЕГН, МОЛ на физически лица, страни по фактурите). Тук вие (счетоводителят или фирмата клиент) сте администратор, а Деловод обработва тези данни единствено по ваше нареждане, съгласно договор за обработване на данни (DPA) — вижте Договор за обработване на данни.

Данни за акаунта (като администратор): При регистрация — вашето име, имейл адрес, парола (съхранявана в хеширан вид), данни за фирмата и данни за абонаментния план.

Съдържание на документи (като обработващ): Съхраняваме оригинали (PDF, изображения, CSV) и извлечените данни от името на организацията ви. AI анализ се изпълнява само за поддържаните формати; съхранението на файл не означава автоматично разпознаване.

Технически данни: IP адрес, тип и версия на браузъра, операционна система, тип устройство.

Данни от използването: Информация за начина, по който използвате платформата — качени документи, генерирани записи, взаимодействия с функциите.

Съгласие: Дата и версия на приетите Общи условия и Политика за поверителност.

Изпълнение на договор (чл. 6(1)(б)): Обработването на данните за акаунта и използването е необходимо за предоставяне на услугите.

Легитимен интерес (чл. 6(1)(е)): Обработваме технически данни за подобряване на платформата, предотвратяване на злоупотреби и бизнес анализи.

Съгласие (чл. 6(1)(а)): При регистрация приемате Общите условия и настоящата политика. За маркетингови съобщения (ако въведем такива) ще разчитаме на отделно, изрично съгласие.

Правно задължение (чл. 6(1)(в)): Обработваме данни за изпълнение на данъчни, счетоводни и правни задължения (напр. срокове за съхранение на счетоводни документи по Закона за счетоводството).

За предоставяне, поддържане и подобряване на услугите.

За Деловод анализ на качените фактури и генериране на счетоводни предложения.

За подобряване на точността на автоматичното разпознаване (OCR) — когато коригирате предложение на Деловод, съхраняваме анонимизирана версия на корекцията (без имена и адреси на страните по фактурата). Организацията ви може да откаже участие по всяко време от Настройки → Поверителност и данни.

За комуникация с вас относно акаунта, абонамента и поддръжката.

За откриване, предотвратяване и реагиране на измами и инциденти по сигурността.

За изпълнение на законови задължения и отговор на законни искания от органи.

Не продаваме личните ви данни. За предоставяне на услугата разчитаме на следните доверени под-обработващи:

Supabase, Inc. — база данни, удостоверяване, членства, извлечени данни и файлови метаданни; основният регион на базата е Frankfurt, Германия (ЕС).

Cloudflare, Inc. — частно съхранение на оригинали и временни експорти в R2, директен пренос браузър → R2 с краткотрайни подписани разрешения и свързани оперативни метаданни. За R2 оригиналите се изисква EU jurisdiction. Това не означава, че всички услуги, логове, контролна инфраструктура и поддръжка на Cloudflare са само в ЕС.

Hetzner Online GmbH — хостинг на сървъра в ЕС, регион eu-central, за антивирусно сканиране, фонова OCR/AI обработка, генериране на експорти и задачи по жизнения цикъл на документите. При тези операции сървърът обработва документно съдържание и оперативни метаданни.

OpenAI — AI анализ на съдържанието на качените документи (OpenAI API). Компанията е базирана в САЩ. Данните, изпратени през API, по подразбиране не се използват за обучение на модели; OpenAI може да съхранява записи за предотвратяване на злоупотреби до 30 дни според приложимата си политика.

Vercel, Inc. — хостинг и разгръщане на платформата. Приложението се изпълнява в регион Frankfurt (fra1), компанията е базирана в САЩ.

Resend — доставка на транзакционни имейли (напр. известия от контактната форма, покани за екип). Компанията е базирана в САЩ.

Платежен процесор: Понастоящем Деловод не обработва плащания през платформата. При въвеждане на платени планове ще изберем и обявим доставчик на плащания тук и в Списъка с под-обработващи, преди да е активен.

Пълен, актуален списък с под-обработващи, техните региони и роля — на страница /subprocessors.

Компетентни органи: Можем да разкрием данни при законово изискване или за защита на правата на Деловод.

Основната база е в регион Frankfurt; R2 оригиналите се съхраняват с EU jurisdiction. Местоположението на съдържанието не изключва международен достъп или обработване на служебни данни от доставчиците. За приложимите трансфери извън ЕИП се прилагат договорните гаранции на съответния доставчик, включително Стандартни договорни клаузи (SCC). Не обещаваме изцяло EU-only обработване от Cloudflare, Supabase, Vercel, OpenAI или Resend.

Данните за акаунта се съхраняват докато акаунтът е активен. При заявка за изтриване (чл. 17 GDPR) първо се спират личните експорти и се премахват временните им файлове. При още изпълняваща се задача или неуспешно почистване приложението съобщава чакащо/неуспешно изтриване и е нужно повторение или съдействие от поддръжката; не се отчита фиктивен успех. Организационните документи не се унищожават само защото техният качил потребител напуска — вижте раздел 9.

Сроковете за оригинални файлове и извлечени счетоводни записи се определят отделно според приложимото право, договора, одобрената политика на организацията и евентуално задължение за запазване. Срокът в абонаментния план сам по себе си не разрешава изтриване на активни счетоводни документи. Няма универсално автоматично изтриване на всички оригинали след 10 години.

Обичайното изтриване премества документа в кошче за 30 дни; през това време оригиналът заема пространство и може да се възстанови само ако байтовете още са налични. Окончателното изтриване е необратимо без друго налично копие. При отделно одобрено премахване на исторически оригинали извлечените записи могат да останат, с изрична отметка, че оригиналът е премахнат.

Данни за контрагенти (клиенти), въведени от организацията ви, се съхраняват докато организацията съществува — те са трайни бизнес записи на организацията, а не лични данни на самия потребител, и не се изтриват автоматично.

Дневникът за одит (audit log) и съобщенията през контактната форма се съхраняват 12 месеца.

Право на достъп (чл. 15 GDPR): Можете да поискате копие от данните, които съхраняваме за вас.

Право на коригиране (чл. 16 GDPR): Можете да поискате коригиране на неточни данни от Настройки → Профил.

Право на изтриване (чл. 17 GDPR): От Настройки → Поверителност и данни можете да изтриете акаунта си необратимо, по всяко време.

Право на преносимост (чл. 20 GDPR): От Настройки → Поверителност и данни можете да свалите архив с всичките си данни в машинночетим формат (ZIP/JSON).

Право на възражение (чл. 21 GDPR): Можете да възразите срещу обработване въз основа на легитимен интерес.

За упражняване на правата, извън самообслужването в приложението, се обърнете към нас на адреса в раздел 1 или на имейл в раздел 12. Ще отговорим в рамките на 30 дни. Имате право да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) на адрес: www.cpdp.bg.

Използваме технически необходими бисквитки за поддържане на сесията и удостоверяването. Тези бисквитки са съществени за функционирането на платформата и не изискват съгласие.

При съгласие от ваша страна може да ползваме и аналитични бисквитки, за да разберем как се използва сайтът. Можете да промените избора си по всяко време от линка „Настройки за бисквитки“ във футъра на началната страница.

Прилагаме технически и организационни мерки за защита на данните ви, включително криптирано предаване (TLS), хеширано съхранение на пароли, контрол на достъпа на ниво ред в базата данни (Row Level Security) и одитен дневник на административните действия.

Първоначалната R2 конфигурация няма независимо резервно копие на документните файлове. Вътрешната устойчивост на R2, контролни суми и кошчето не са независим backup. Резервно копие на базата данни не възстановява окончателно изгубени файлове; не се обещават нулева загуба на файлове или срок за възстановяването им.

При нарушение на сигурността, което представлява риск за правата ви, ще уведомим съответния надзорен орган в рамките на 72 часа и засегнатите лица без излишно забавяне.

Можем да актуализираме тази Политика за поверителност. Съществените промени ще бъдат съобщени по имейл или чрез платформата поне 14 дни преди влизането им в сила.

БИЗНЕС СОЛУШЪНС КОНСУЛТИНГ ЕООД (Деловод), гр. София (1504), р-н Оборище, бул. „Княз Александър Дондуков“ № 79, ет. 7, ап. 7. ЕИК: 200487371. Имейл: help@delovod.bg