Ръчното въвеждане на фактури изяжда часове, които счетоводителят може да даде на клиентите си. Автоматизацията свива 8 часа работа до около 25 минути на всеки 500 фактури.
В България счетоводителите прекарват до 60% от работния си ден в преписване на данни от фактури. Номер, дата, ЕИК, основа, ДДС, контрагент — едно и също, ред след ред, клиент след клиент. Работата не е трудна, но е бавна, монотонна и поражда грешки точно когато срокът за ДДС декларацията наближава.
В тази статия ще видите къде точно отива времето, какво реално прави автоматизацията и колко часа месечно можете да си върнете.
Къде отива времето при ръчната обработка
Една фактура рядко отнема само „минутка“. Ако разложим работата на стъпки, ръчният процес изглежда така:
- СъбиранеФактурите идват по имейл, Viber, на хартия или като снимка от телефона. Някой трябва да ги намери и подреди.
- Разчитане и въвежданеНомер, дата, издател, получател, ЕИК, ДДС номер, данъчна основа, ДДС, обща сума, понякога и артикули.
- Проверка на контрагентаСъществува ли фирмата в Търговския регистър, валиден ли е ДДС номерът във VIES, не е ли рисков контрагент за НАП.
- Търсене на дубликатиДали същата фактура не е въведена вече от колега или от предишния месец.
- ОсчетоводяванеИзбор на сметка и аналитичност според вида разход.
- КорекцииВръщане към документа, когато сумите не се връзват.
Всяка стъпка поотделно е кратка. Заедно те лесно стигат 3–5 минути на фактура. Умножени по стотици документи месечно, те се превръщат в цели работни дни.
Още по-важно: тези минути не са разпределени равномерно. Те се трупат в последните дни преди подаването на ДДС декларацията до 14-о число, когато натискът е най-голям и грешките — най-вероятни.
Какво означава автоматизация на фактурите
Автоматизацията не премахва счетоводителя — премахва преписването. Изкуственият интелект поема механичната част, а човекът преглежда и одобрява.
С Деловод процесът е четири стъпки:
- КачватеФактурите — PDF, сканирани документи или снимки.
- Деловод разчитаВсички данни: номер, дати, страни, ЕИК, ДДС, артикули, суми.
- Системата проверяваКонтрагентите в Търговския регистър, НАП и VIES, и засича дубликати.
- ЕкспортиратеГотов файл по шаблон за вашия счетоводен софтуер — Плюс Минус, Бизнес Навигатор или собствен шаблон.
От качване до готов ред в таблицата една фактура отнема около 5 секунди. Ако искате подробности за технологията и как да изберете решение, вижте нашето практично ръководство за автоматизация на фактурите.
Колко време спестява — примерна сметка
При 300 фактури месечно автоматизацията връща около 17 часа — повече от два работни дни всеки месец. Сметката е проста:
Приемаме консервативно 4 минути за ръчно въвеждане и проверка на една фактура и 30 секунди за преглед на вече разчетените от Деловод данни.
| Сценарий | Фактури на месец | Ръчно (часа/мес.) | С Деловод (часа/мес.) | Спестени (часа/мес.) | Спестени (часа/год.) |
|---|---|---|---|---|---|
| Малка фирма | 100 | 6,7 | 0,8 | 5,9 | ~70 |
| Счетоводител на свободна практика | 300 | 20 | 2,5 | 17,5 | ~210 |
| Кантора с 10 клиента | 1 000 | 66,7 | 8,3 | 58,4 | ~700 |
| Кантора с 50 клиента | 5 000 | 333 | 41,7 | 291,6 | ~3 500 |
За голяма кантора това са близо 1,8 пълни щатни бройки, освободени от преписване. Те могат да поемат нови клиенти, консултации и анализ — работа, за която клиентите наистина плащат.
Искате да пресметнете за себе си? Умножете спестените часове по цената на един час труд в екипа си. Резултатът обикновено е много по-голям от цената на софтуера.
Готови ли сте да си върнете часовете всеки месец? Заявете безплатно демо и ще ви покажем как Деловод се вписва във вашия процес. Отговаряме до 24 часа.